新米管理職が書き綴る人事労務の仕事の毎日

管理職・マネージャーになりたて、あるいはこれから管理職を目指そうという方に向けて、現役管理職のわたしが経験談を中心に参考になる話をします。

言葉をあやつるのが事務職・管理職の仕事といっても過言ではない

今週のお題「2018年の抱負」

それなりの決意を持って始めたこのブログですが、10月〜11月で6記事。

情けなくて申し訳ないです。

でも、メインブログでも宣言しました。

 

1週間に1記事以上、書く!

 

と。

 

www.ewave.space

 

ということで、2018年はしっかり頑張ります。

 

 

 

1.言葉が最大・最重要のスキル

 

休日、本屋さんをぶらぶらしてました。

売り上げランキング上位の本が並べられてる棚をみたら、この本がありました。

齋藤孝さんの「大人の語彙力ノート」。

 

 

数ページを立ち読みしてみました。

同じことを伝えるのでも、言い方を変えることで語彙力が増える、その場その場にあった表現ができる、という言い換えの事例の紹介です。

こう言っちゃなんですが、その数ページだけでいえば普段から使いまわしている言葉でした。

 

たとえば、

 

教えてください → ご教示ください

なるほど → おっしゃるとおりです

 

などです。

 

思えば、わたしの仕事時間中のほとんどは、しゃべる、あるいは書くことにほとんどの時間を費やしています。

その中身は、自分が本能に基づいてのしゃべりである割合は少なく、公式な文書、あるいはそこまでいかずとも丁寧な用語、伝える相手に配慮した文章を使っています。

 

ほとんどの、組織に属して仕事をしている人がそうなのではないでしょうか。

なるほど、そのような適切な言い換えの指南書が売れるわけです。

 

 

 

2.総務に求められる言葉のスキル

 

わたしは総務という仕事をしています。

総務と表現すると非常にテリトリーが広くなります。実際、小さい組織の総務ですので、何でも屋であることは間違いないのですが、その中でも人事・労務が仕事の中心です。

総務のなかで最もエネルギーと時間を必要とすると言ってもいいと思います。

 

そんな仕事に求められる言葉のスキルは、前項で書いたものにさらに上乗せされるとわたしは考えています。

 

労働組合との協議、社員からの問い合わせ、メンタルヘルスコンプライアンスに関する相談事などなど。思っていることをそのまま言うわけにはいかない場面が多い。

そんなとき、相手の言うことだけをしっかり聴きこちら側の言いたいこと・主張などは特段不要な場合の「傾聴」はもちろん、言わなければならないことを伝える。でも主張だけではなく、相手の立場・存在を理解した上での主張、相手を痛めつけない言い方などが必要です。

 

そんなときは、アサーションです。

 

アサーション」(assertion)とは、より良い人間関係を構築するためのコミュニケーションスキルの一つで、「人は誰でも自分の意見や要求を表明する権利がある」との立場に基づく適切な自己主張のことです。

Weblioより

 

トレーニングでもアサーションのスキルは上達するようですが、わたしの経験で言うなら3つくらいあるポイントのひとつは「言葉」です。

言葉がどれだけの影響力を持つのか、しっかり考え抜く、想像力を働かせる、そして語彙を増やすことだと思います。

 

 

 

3.管理職にも必要な言葉・アサーション

 

人事・労務の仕事をしているわたしのことを話してきましたが、人の上に立つ管理職、マネージャーといった人たちにも必須なのが、言葉の重要性でありアサーションだと思います。

 

最も必要な職業なのは、議員や著名人、テレビなどに多く露出する芸能人などの皆さんではないでしょうか。

 

昨年も、失言、暴言などいくつもありました。

トランプ米大統領はもとより、日本の国会議員の事例だけ取り上げてみても、

 

「私や妻は一切関わっていない。もし関わっていたら間違いなく、首相も国会議員も辞任するということを、はっきり申し上げる」

一番のガンは文化学芸員と言われるひと

まだ東北の方だったからよかった

「このハゲェ~!」「違うだろ~ッ!」

自衛隊としてもお願いしたい

なんであんな黒いのが好きなんだ

 

 

などなど暇がありません。

この中には、失言ではなく正確なことを話しただけというのもありますが、その言葉どおり行動していないので失言としか言えません、てなものもあります。

国会議員という立場で、言葉がどれだけ影響力を持つのか一切わかっておられないようです。

 

選挙権、公民権をもつわたしたちはしっかり行使しないといけないということかもしれませんが、我々自信もしっかり言葉の意味合いを理解したいものです。

 

 

 

職場で私物携帯のUSB充電、認めますか、認めませんか?

むかーしの職場で、幹部(わたしは入っていない)のレベルで問題になったことがありました。

 

  • 私物の携帯電話(スマートフォン)などを会社で充電している(コンセントからだったり、会社PCのUSBからだったり)
  • ミニ扇風機やイオン発生器などを会社PCのUSBにつないで使っている

 

等々です。

問題になるのは、そう、会社の電源を私物に使っているという点です。

 

 

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結論は、扇風機は良し、携帯はダメということになりました。

理由としては、

 

  • 扇風機等は、職場の環境(てか、自分の机周りの環境)を良くするためにしていることであり、会社が努力すべきことを自分で解決しようとしている
  • 携帯は、全くの個人的なニーズによるものなので、認められない

 

というものです。

後者はまあわかっていただけるとして、前者についても禁止すべきでは、とお考えになる諸氏もおられるかもしれません。

が、まあ許容範囲だろう、ということ、そして(今ではどこの会社も行ってますが)冷房28℃を遵守しているため職場環境が十分でない点も考慮され、総務の責任者(私もその1人ですが)がシブシブOKしたって、感じでした。

 

皆さんの会社ではどうですか。

これからの季節だと、パソコンのUSBから、マグカップなどに敷く温熱器みたいなのとか、ブランケットなどが出てくるでしょうかね。

 

 

退職にまつわる仕事:自己都合退職

ブログを始めてまだ間もないというのに、もう退職の話。

このブログの更新ペースが遅いのは、他でもないわたしの怠慢のせいですが、その直接的な原因は、まさに退職に関する突発的な仕事をしていたからです。

 

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この多忙を無駄にしたくない、ということで、退職に関する記事をメモしておこうかという次第です。

 

 

 

1.今回は、自己都合退職

 

退職という形にもいろいろあります。

今回は、社員自ら退職を申し出る自己都合退職というケースをご紹介します。

 

 

 

2.実は少なくない、管理職への退職の相談

 

管理職になると、それまでとがらりと変わるのが、情報の量。

管理職と管理職じゃないポジションの差は、情報の量の差と言っても過言ではない、と思います。

 

その情報も、仕事そのものの情報もあれば、ひと・人事に関する情報も集まってきます。

集まってくるひとの情報のひとつが、退職に関する相談。

 

退職を希望するその原因が管理職、いわゆる上司にある場合。

たとえば、上司(リーダー、マネージャーなど、会社によって呼称は様々)からのセクハラ・パワハラがひどいから辞めたい、という場合、その上司に相談が届くことはないですが、そうではなく、会社に辞めたい原因があるわけではない場合、上司、いわゆる管理職の立場にいる社員に退職の相談がいくケースは多いでしょう。

 

最初に退職の相談を受けたのが新米管理職であるあなただった場合、どうしますか。

以下の事柄に留意して、相談を受けましょう。

 

 

 

 

3.退職の相談を受けるときのポイント

 

(1)傾聴できく

 

相談してきた部下が大事なあなたは「退職なんてバカなこと考えず、これからも頼むよ」という気持ちを持つでしょう。

 

退職を相談してくるときとは、その部下は相当にいろいろなことを考えた上での発想でしょうから、しっかりと話を聴いてあげるべきです。

しっかりと、耳を傾け、相手の話を否定することなく受け入れる、それが傾聴ですよね。

 

「受け入れる」とは相手の言うことを全部承認する、ということではなく、自分の反論や相談してきた相手の話をさえぎって自分の希望を主張するということはせず、とにかく相手の話をしっかり聴くということです。

 

(2)退職の理由は何か、想像力を働かせて聴く

 

退職に思い至った理由を聴くときは、部下である相手が話した言葉を確実に聴くのはもちろんですが、もしかしたら部下がしゃべったこととは違う、本音の理由が隠れている場合もあります。

ですので、傾聴のスタンスで聴くとともに、部下がしゃべっていることだけがすべてではなく、その奥には別の何かがあるのではないか、という想像力を働かせることも必要です。

 

高い確率で、最初に話した退職の理由とは違う別の理由が、退職を考える重要なきっかけになるケースが多いです。わたしが遭遇した経験では。

 

最初の相談が来るわけですから、まずは相手の話を、否定することなくしっかり聴き取り、その話の向こう側には別の真理があるのではないか、と想像力を働かせる。

管理職にはそんなスタンスが必要になると思います。

 

(3)相談された事実は、可能な限り他言しない

 

相談された部下からなんらかの要望があれば別ですが、多くの場合、相談された事実は他言しないのがいいでしょう。

 

退職というのは一大事。その相談をされたとしたら、大きなファクターを握っているということ。その情報が、相談してきた部下の知らないところで広がるのは、その部下を大事にしていないこと。情報が漏れると、その部下が立場を悪くします。

 

相手が退職の意思をどこまで話しているのか。

家族までか、同じ職場の仲のいい同僚まで話をしているか、誰にも伝えていないか等々。それも確認しながら情報はしっかり管理してください。

ずさんな管理のおかげで、相談してきた部下はもちろん、あなたの立場も悪くなる可能性があります。

 

あなたに、信頼できる人事労務の担当の同僚がいるなら相談してもいいかもしれません。でも、それも相手、つまりあなたの部下の許可、容認があって初めて行なっていいことだと思います。

 

部下からの退職の相談が、もしかしたら自分がマネジメントしている職場の改善のヒントになるかもしれません。

しっかり話を聴いてみましょう。

 

 

 

 

 

管理職とは? 定義してみよう

過去の記事で「管理職という仕事は存在しない」と書きました。

「管理職」という仕事は存在しません。

 

強いて言えば、管理職とは役職であり、資格でもあり、役割分担とでもいえると思います。

いずれにしても、とにかくわかりづらい存在ですね。

 

そこで、管理職というのを定義してみましょう。労働基準法という、人が働くということにおいてキホンであり、もっとも重要な法律を元にみてみます。

 

 

 

1.労働基準法の「管理監督者

 

「管理職であれば残業手当は支給されない」

とよく言われることがあります。

これは、労働基準法に「管理監督者」についての取り決めがあり、それに該当する場合は労働時間や休日などの規定を適用しないということが定められているからです。

 

具体的に、法律の文章を引用します。

 

労働基準法第41条の条文
 (労働時間等に関する規定の適用除外)

第41条 この章、第6章及び第6章の2で定める労働時間、休憩及び休日に関する規定は、次の各号の一に該当する労働者については適用しない。
1  別表第1第6号(林業を除く。)又は第7号に掲げる事業に従事する者
2  事業の種類にかかわらず監督若しくは管理の地位にある者又は機密の事務を取り扱う者
3  監視又は断続的労働に従事する者で、使用者が行政官庁の許可を受けたもの

 ※下線・太字はこのブログ管理者が施しました。

 

労働基準法第41条で、「労働時間や休日などの規定は管理監督者には適用しません」という意味のことが決められています。上記の引用の下線部分、これが一般的に言われる「管理監督者」を指し、さらにこれが一般的に管理職と言われる労働者のことです。(以下、この記事では、管理監督者、管理職を上記の下線部分の人たちのことを指していることとします。)

 

 

 

2.管理監督者を具体的に説明

 

これだけではわかりづらいので、さらに具体的に管理監督者の説明をします。

 

労働基準法が定める管理監督者とは、「労働条件の決定その他労務管理について経営者と一体的な関係にある者」をいいます。単に、部長、店長、工場長などの名称で決まるものではなく、実態がどうなのかで判断されます。

厚生労働省の通達(昭和63年3月14日)で管理監督者に該当するポイントが示されてます。

 

管理監督者に該当するための3つのポイント

 

1.職務内容、権限、責任

労務管理について、経営者と一体的な立場にあること

 

2.勤務態様、労働時間管理の現況

労働時間、休憩、休日等に関して厳格な規制を受けず、自己の勤務時間について裁量性が認められていること

 

3.待遇
賃金などの面で、一般労働者と比較して、その立場に相応しい優遇を受けていること

 

 

これでもわかりづらさはあまり変わりませんが、それでも法律の文章よりは具体的でしょう。

 

単なる部長とか課長という役職だけではなく、「経営者と一体的な立場にあること」というようなレベルじゃないと、労働基準法上の管理監督者ではないのですね。

 

 

 

一時期社会問題になりました「名ばかり管理職」。

ファストフード店長や居酒屋店長、コンビニエンスストア店長など、長時間労働が問題になりました。

 

このニュース、社会現象についてはいろいろな切り口がありますが、労働基準法に関する管理監督者の取り決めの内容に関して言えば、単なる店長というだけでとても「経営者と一体的な立場にあること」とまでは言えません。

 

ファストフード店長についていえば、シフトの管理や採用などは権限が付与されているものの、地域ごとにそのエリアのマネージャーがいてその人たちに管理されている。

たとえばスタッフが足りず、24時間・365日の営業ができないから休業とする等ということはできません。営業を続けるのが必須。そのような経営判断の権限が与えられておらず、結局自分が勤務せざるを得ない等という事態が発生してしまう。

 

ブラックな会社は「管理職」を会社側に都合のいいように使っているのですねえ。

 

 

とにかく、労働基準法上の管理職、管理監督者とは、非常に厳格な基準の定義がなされているということです。

 

 

 

そうか、君は課長になったのか。

そうか、君は課長になったのか。

 

 

派遣スタッフの管理はしっかり行う

ブログが始まってからまだ3記事目だというのに、「派遣」という各論を扱ってしまいますがご勘弁ください。

 というのも、居酒屋で飲んでたらBGMでMr.Childrenの「しるし」という歌が流れてきて、当時を思い出したもので。

 

 

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1.主人公の派遣スタッフ

 

派遣についてはいろいろな呼称があります。

派遣社員」「派遣従業員」「派遣スタッフ」・・・

ここでは、派遣スタッフとします。

 

 

その派遣スタッフはMr.Childrenのファンでした。わたしもファンでした。

 

「しるし」が発売されたとき(2006年です)、わたしは派遣の契約管理をしていました。彼女が仕事している職場とは距離が離れていたので、時々会うくらい。

 

ミスチルのしるし、出ましたね」

 

そんな会話で盛り上がったのでした。

 

 

 

2.トラブルが発生してしまった

 

ある日、本来であれば正社員が対応すべきトラブルが発生。

そのとき、その職場には彼女しかいなかった。

そのトラブルにどう対処すべきか、彼女はわかりません。が、それでも彼女なりに対処しました。

 

日が変わり、彼女に対して指揮命令者・派遣先責任者である社員が、彼女に対し対応のお礼を言うとともに、今後同じような事案が発生したら連絡の取れる正社員に連絡をし、対応を任せるように説明をしました。

 

この責任者からの話を聞いて、派遣スタッフは「自分でやってはいけないことをしてしまった」「よくない対応だった」と、少々勘違いしてしまいました。

 

 

 

3.彼女に対する評価

 

前項のトラブル対処とは別に、派遣先責任者の彼女に対する評価は高くありませんでした。

サポート、教育、指導など繰り返すもミスが続いたり、期待するほどの習熟がみられない。派遣元にも「なかなか期待どおりに習熟してくれないので、フォローしている」という話はしていました。

が、いよいよ改善(スタッフの交代)を伝える時期に至ったか、という話を水面下でしていたところでした。

 

そんなところにあって前項のトラブル発生。

彼女自身も、(トラブル対処は別にして)自分が本来果たすべき業務のレベルに達していないということを自覚していたのでしょう。

 

 

 

 

 

 

4.不可解な事象

 

トラブル発生から数日後だったか、わたし宛に彼女からメール。

 

「いけないことをしてしまったんですよね」

「交代しなければいけない、って話を聞きました」

 

 

彼女には「本来正社員が対応すべき困ったトラブルに対処してくれて、会社は感謝してますよ」「交代なんて話は何もないですよ」と返事しました。

 

この返事はうそでもごまかしでもなく、真摯に応えました。実際、派遣先責任者は派遣元に対してまだ何も言ってませんでした。言うとしたら、まず最初にわたしに連絡をし、わたしから派遣元に伝えるプロセスになっていました。

 

 

彼女が交代しなければならない、と思ったのは、自分自身の自覚か、派遣元営業担当者が「いつか交代させる必要がある」と考えていてそれを彼女にポロッと言ってしまったのかもしれない。

彼女がうちの会社を辞めたいと思っていて、ここぞとばかり辞めるという意思を伝えるかわりにこのような発言をしたのか。

 

 

 

5.派遣という形態

 

派遣という形態は、単純ではありません。

雇用関係と、職場・指揮命令する関係が違います。

言い方を間違えたり、情報がちゃんと管理されていないと、予想しないトラブル、派遣スタッフ自身、派遣先の責任者等々が無駄にいやな思いをしてしまいます。

 

派遣形態

派遣の形態



 

今回の真相はわかりませんが、派遣スタッフ・派遣先責任者(指揮命令者)である管理職・派遣先窓口責任者(わたし)の情報管理やコミュニケーションは、誤った形とならないようしっかり行う必要があります。

 

 

 

Mr.Children「しるし」にはこんな歌詞があります。

「最初からこうなることが 決まってたみたいに」

 

派遣スタッフは、この歌詞に感じることがあったのでしょうか。

 

 

しるし

しるし

 

 

 

 

 

管理人の自己紹介

ブログのスタートにあたり、自己紹介しとかないといけないですね。

 

名刺



 

民間企業に勤めるサラリーパーソンです。

社会人生活20数年。ずっと、人事・労務を中心とした総務の仕事をしています。

石を投げれば当たる、中間管理職です。

 

簡単な経歴です。

 

1.バブル最盛期に入社。工場での労務管理がメイン。

人生で最初の上司がとても素敵な人で、社会人生活で最も影響を受けました。

最高に尊敬する方です。

 

2.人事部に異動。給与計算、福利厚生、労組との交渉などを行いました。

また、全国の事業所の総務業務の整理や集約化、システム化などにも携わりました。

 

3.ブランチへ異動。ここでも労務管理がメインの仕事です。この頃から、リスク管理とかコンプライアンスといった、これまでに無い要素の仕事が生まれます。

ここにいる間、管理職に昇格しました。

ここでは、仕事以外にもいろいろな経験をしました。

 

4.グループ内の別会社に出向し、総務全般を担当してます。

 

 

管理職という仕事はこの世には無い

あなたは管理職になりたいですか、なりたくないですか。

 

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なりたい(昇格したい)と思ってるけどなれない、逆に管理職なんてなりたくないのに管理職にさせられてしまってヤダ・逃げたいなど、管理職というものに対するサラリーパーソンの想いはいろいろですね。

 

私は、片手では数えられない回数の昇格試験の末、ようやく管理職に合格。念願だった管理職に就いています。

 

でも、想像していたのと違う。

楽できるかなあ、と思ったらそうでもない。とはいえ予想していなかった喜びみたいなのもある。

 

そんな私の経験が、少しでも世の人たちのためになればと、ブログを始めます。

「ブログをやるまえに会社の仕事、ちゃんとしろ!」

というツッコミもあるでしょうが、会社の仕事の範囲内だとなかなか枠をはみ出ることはできないです。

 

加えて、会社がどこまで(何歳まで)面倒見てくれるかわからないので、第2の社会人生活の準備もかねて、自分の仕事の整理をするという意味で、社外の人たちに伝えていくことが大事とも考え、足跡を残していけたらと考えております。


集中力が続かず、しかもネタがあっちいったりこっちいったりするかもしれませんが、時間のある方はお付き合いください。

 

 

このブログの管理人の自己紹介はこちらへどうぞ。

soumu.hateblo.jp

 

 

当ブログのスタートにあたり、デザイン(テーマ)は「Minimalism」を使わせていただきました。ありがとうございます。

シンプルで美しいはてなブログの新テーマ「Minimalism」を公開しました。 - ひつじの雑記帳